COSTOS Y PRESUPUESTOS
DE PROYECTOS
ESTIMACIÓN DE COSTOS
La estimación de costos es el proceso de cuantificar los costos relacionados con todos los recursos necesarios para ejecutar el proyecto.bPara realizar cálculos de costos, necesitamos la siguiente información:
- Requisitos de recursos
- Precio de cada recurso (por ejemplo, costo de personal por hora, costos de contratación de proveedores, costos de adquisición de servidores, tarifas
de materiales por unidad, etc.) - Duración que se requiere de cada recurso
- Lista de supuestos
- Riesgos potenciales
- Costos de proyectos anteriores y puntos de referencia de la industria, si los hubiera.
- Información sobre la salud financiera y las estructuras de informes de la
empresa.
ESTIMACIÓN DE COSTOS
El más difícil de los pasos involucrados en la gestión de costos, ya que aquí la precisión es la clave. Además, los gerentes de proyecto deben considerar factores como los costos fijos y variables, los gastos generales, la inflación y el valor del dinero en el tiempo.
Es útil recordar que la estimación de costos se realiza en la etapa de planificación y, por lo tanto, aún no todo está escrito en piedra. En muchos casos, los equipos de proyectos proponen múltiples soluciones para un proyecto y la estimación de costos les ayuda a decidir qué camino tomar. Existen muchas metodologías de costos, como el costo basado en actividades, el costo del trabajo y el costo del ciclo de vida que ayudan a realizar este análisis comparativo. El costeo del ciclo de vida, por ejemplo, considera el ciclo de vida completo de un proyecto de principio a fin. En los proyectos de TI, por ejemplo, los costos de mantenimiento suelen ser ignorados, pero el costo del ciclo de vida aparece a largo plazo y representa el uso de recursos hasta el final del ciclo. De manera similar, en los proyectos de fabricación, el objetivo es minimizar los costos de servicio futuros y los cargos de reemplazo.
A veces, el proceso de estimación también permite a los equipos evaluar y reducir costos. La ingeniería de valor, por ejemplo, ayuda a obtener el valor óptimo de un proyecto al tiempo que reduce los costos.
PRESUPUESTO DEL COSTO
La elaboración del presupuesto de costos puede verse como parte de la estimación o como un proceso en sí por separado. El presupuesto es el proceso de asignar costos a una determinada parte del proyecto, como tareas o módulos individuales, durante un lapso de tiempo específico. Los presupuestos incluyen reservas de contingencia asignadas para administrar costos inesperados.
La elaboración del presupuesto crea una línea base de costos contra la cual podemos continuar midiendo y evaluando el desempeño de costos del proyecto. Si no fuera por el presupuesto, el costo total estimado seguiría siendo una cifra abstracta y sería difícil medirlo a mitad de camino. La evaluación del desempeño del proyecto brinda la oportunidad de evaluar cuánto presupuesto debe liberarse para las fases futuras del proyecto.
Otra razón para consolidar los presupuestos es que las organizaciones suelen depender de los flujos de efectivo futuros esperados para su financiamiento. Durante las fases iniciales, el gerente de proyecto tiene un fondo financiero limitado y debe establecer objetivos según corresponda. Es similar a construir los cimientos y un piso de la casa en los primeros meses y luego completar el resto del proyecto, a medida que ahorra más.
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